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醫(yī)藥公司信用解凍流程優(yōu)化項目案例
來源/作者:博革 發(fā)布時間:2025-09-03 15:04:53 瀏覽次數(shù):

         項目背景

1

《信用管理制度》規(guī)定,對于超信用出庫應(yīng)嚴(yán)格控制,未經(jīng)審批不得出庫;

審批流程在OA中完成。

1. 問題描述

無紙化審批;

每個流程需要7-8個審批節(jié)點;

對于著急發(fā)貨,但不滿足信用條件的訂單,無法及時出庫。

業(yè)務(wù)員提出“信用解凍流程”審批節(jié)點過多、速度較慢,超過業(yè)務(wù)員預(yù)計解凍時間,導(dǎo)致發(fā)貨時間滯后。

2.指標(biāo)定義

Y的定義

Y=信用解凍平均耗時

Y1=銷售部(純銷)信用解凍平均耗時

Y2=藥品分銷部信用解凍平均耗時

Y3=疫苗部信用解凍平均耗時

指標(biāo)計算

起點:業(yè)務(wù)員提交信用解凍申請;

終點:審批流結(jié)束并歸檔(含非工作日時間)

3. 項目范圍

涉及部門:銷售部(純銷)、藥品分銷部、疫苗部、財務(wù)部,總經(jīng)辦;

涉及流程: OA中“信用解凍審批流程”。

4.項目目標(biāo)及收益

項目目標(biāo)

梳理和優(yōu)化現(xiàn)有信用解凍審批流程;

分析和尋找解凍耗時的原因;

縮短信用解凍平均時間。

5.項目收益

風(fēng)險可控前提下,縮短下訂單時間節(jié)

盡早發(fā)貨

提高客戶滿意度

 測量階段

2

1. 各部門超信用解凍筆數(shù)統(tǒng)計

1. 各節(jié)點平均耗時統(tǒng)計

銷售部(純銷)

疫苗部

藥品分銷部

重復(fù)審批訂單與總超信用訂單數(shù)量對比圖

重復(fù)審批訂單:因為同一超信用原因而大量特批出庫的訂單;

重復(fù)審批訂單數(shù)量占比=當(dāng)月同一原因特批的訂單數(shù)量/當(dāng)月特批總訂單數(shù)量。

分析、改進(jìn)階段

3

1.重復(fù)審批

因為發(fā)票金額限制,單筆訂單金額必須小于等于117萬,導(dǎo)致拆單;

在一期間內(nèi),因同一超信用原因而大量多次特批發(fā)貨的訂單。

2.審批不及時

審批人員外出辦公或開會,未授權(quán);

審批人員長時間未關(guān)注審批,導(dǎo)致審批滯后。

3.審批節(jié)點多

每筆流程需要經(jīng)過7或8個審批節(jié)點;

僅對“總經(jīng)理”處節(jié)點做了分流。

4.重復(fù)審批——提前申請臨時額度和賬期

增加新的流程:“客戶臨時額度及賬期申請流程”;

大量發(fā)貨前申請;

逐級審批;

在一定期間內(nèi)增加臨時額度及賬期;

到期后自動恢復(fù)原額度和原賬期;

跟蹤回款承諾時間。

5.審批節(jié)點多——風(fēng)險可控的前提下適度授權(quán)

按風(fēng)險級別細(xì)分客戶等級;

審批權(quán)限的授權(quán);

風(fēng)險點的控制。

總經(jīng)理節(jié)點優(yōu)化前后對比:

6.審批不及時——縮短每個審批節(jié)點的審批時間

及時授權(quán);

增加超時提醒功能:短信提醒、郵件提醒、抄上級領(lǐng)導(dǎo);

整理各部門節(jié)點耗時情況,并下發(fā)。

?

 改善效果

4

1.改善效果

改善措施自2014年11月1日起開始實施,故選取14年11月—15年1月信用解凍數(shù)據(jù),改善后效果如下:

2.標(biāo)準(zhǔn)化——《信用管理制度》

增加臨時額度及臨時賬期的管理

審批流程及權(quán)限的調(diào)整

客戶等級劃分的調(diào)整